<none>

Gemeente Gavere

Een nieuwe structuur om het zelforganiserend karakter van de teams te bevorderen

Innovatieve arbeidsorganisatie (IAO) in de technische dienst

Soms is er geen gebrek aan opdrachten, heb je capabele medewerkers en toch draait je organisatie niet. Dat was het geval op de technische dienst van de gemeente Gavere: alle potentieel leek aanwezig om van een succes te mogen spreken, maar eigenlijk was niemand tevreden. Advisory Services reikte de oplossing aan onder de vorm van een innovatieve arbeidsorganisatie en met dezelfde mensen in een andere structuur lukt het nu wel. Gaveres goed en groen zijn weer onder controle.

Technische dienst dweilt met de kraan open

De technische dienst van de gemeente Gavere ressorteerde onder de dienst infrastructuur van de afdeling grondgebiedszaken. Het is een vrij grote dienst – zo een dertig medewerkers –, die instaat voor een grote variatie aan taken: groen, wegen, gebouwen, containerpark ... Maar al die taken krijgt de dienst niet naar behoren gedaan, niet naar kwaliteit, niet naar efficiëntie en niet naar timing. Het resultaat: ontevreden klanten (en dat zijn eigenlijk alle inwoners van Gavere) én ontevreden medewerkers. Daar wil de Gemeente Gavere wat aan doen.

Orders en mensen blijken moeilijk te matchen

De gemeente deed eerst zelf een poging tot oplossing en wierf een planner aan. Die verlichtte weliswaar de taak van de leidinggevende, maar het team bleef één bonte groep die vooral brandjes blust en achter de feiten aanloopt. Het werd de uitdaging van Advisory Services om een structurele oplossing te vinden.
De eerste vaststelling is deze: een complex takenpakket en een complexe organisatie, het kan haast niet anders of dat leidt tot frustraties.
Een complex takenpakket: Om te beginnen heeft niemand er echt zicht op hoeveel van welke soort orders de technische dienst van de gemeente Gavere op zijn bord krijgt. Laat staan dat van instroom naar uitstroom de efficiëntste en effectiefste weg kan worden gevolgd.
Een warrige organisatie: Twee derde van de medewerkers, twintig man, wordt aangestuurd door één leidinggevende. Het resterende derde van dezelfde dienst, zijnde de mensen van de groendienst, krijgt zijn instructies van een niveau hoger, namelijk van de deskundige milieu. Alle medewerkers zijn bovendien niet wisselend inzetbaar: sommigen zijn stielmannen, anderen allrounders.
Taken, mensen en materieel beter matchen is de echte uitdaging.

Een IAO-oplossing: drie autonome teams voor drie types orders

Advisory Services vermoedt dat het IAO-principe (innovatieve arbeidsorganisatie) wel eens de oplossing zou kunnen zijn voor de technische dienst van de gemeente Gavere. Dat is een organisatie-visie die wordt uitgedragen door Flanders Synergie en het houdt het volgende in: vertrek bij het organiseren vanuit de vraag, niet van de structuur; sorteer de vragen zodanig dat je daarrond vaste teams kan organiseren die zoveel mogelijk autonomie krijgen. Voor een tastbaar en herkenbaar voorbeeld, denk Delhaize: elke klant koopt anders, daarom zijn er karren en winkelmandjes, er zijn gewone kassa’s, de snelkassa en de zelfscanner en op die manier regelt de hele verkoopafhandeling eigenlijk zichzelf. Ook de technische dienst heeft veel ‘klanten’, al spreken we hier beter van orders. Er zijn verschillende mogelijke criteria om die orders te sorteren en van allemaal wordt het gewicht ingeschat: van wie komt het order? Wat houdt het in? Waar situeert het zich? Is het dringend of niet? Is het complex of eenvoudig? Enz. Na overleg worden ‘complexiteit’ en ‘duurtijd van de opdracht’ als relevante sorteringscriteria weerhouden. Op basis daarvan worden de orders nu gegroepeerd en dat legt dan weer bloot welke structuur nodig is om ze te kunnen verwerken. We komen op basis van de orders voor de technische dienst uit op drie wenselijke teams: 1. specialisten, 2. generalisten voor groen en 3. generalisten voor interventies. Om de beslissingslijn inzake mensen en materieel zo kort mogelijk te houden zou elk team een eigen teamleider moeten krijgen. Regelmatig overleg tussen de drie teamleiders is dan makkelijk haalbaar. Om zover te geraken is er veelvuldig overleg geweest met de leidinggevenden. Maar wat denken de mensen in de field? Advisory Services gaat met ze in debat en is aangenaam verrast: de technische dienst is een groep van gemotiveerde mensen, ze denken oplossingsgericht en hun analyse van de problemen leidt bovendien zo goed als tot hetzelfde concept als dat wat op tafel ligt door het overleg met de leidinggevenden. Dus wordt de basis voor de nieuwe structuur gelegd.
Als kroon op het werk krijgt elk team nog een naam: de ‘specialisten’ worden het Construct Team, de generalisten van groen worden het Eco Team en de generalisten die zullen instaan voor interventies worden het Support Team. De juiste mensen in de juiste teams krijgen en daarvan de teamleiders aanduiden, gebeurt op basis van hun competenties, met een flexmatrix. Na het verduidelijken van de structuur en de teams, werd eveneens gewerkt aan het helder stellen van de teamdoelstellingen per team. Deze werden door het team geformuleerd, waardoor alle teamleden zich kunnen herkennen in deze doelstellingen en betrokken voelen. Vervolgens werden afspraken gemaakt hoe de teamleden onderling functioneren om deze doelstellingen waar te maken. Op de technische dienst van Gavere blijven de orders binnenkomen en de mensen zijn nog altijd dezelfde, maar dankzij het toepassen van de principes van de innovatieve arbeidsorganisatie werken de teams meer zelforganiserend en worden opdrachten sneller en vlotter aangepakt en uitgevoerd, tot ieders tevredenheid.

Pagina's

  • .
  • .